Kế toán tiền lương nghỉ phép

Theo quy định của luật lao động thì người lao động được nghỉ một số ngày phép trong năm có hưởng lương. Tùy theo quy định của từng công ty mà số ngày nghỉ phép chưa sử dụng hết có thể được quy đổi ra thành tiền hoặc không. Vậy đối với từng trường hợp, việc kế toán sẽ được thực hiện như thế nào?

1. Số ngày nghỉ phép lũy kế không được bảo lưu

Đây là trường hợp mà đến một mốc thời gian nhất định theo quy định của công ty, người lao động chưa sử dụng hết số phép được nghỉ thì họ sẽ không được hưởng các lợi ích từ số phép chưa nghỉ này.

Đối với trường hợp này, việc kế toán được thực hiện tương đối đơn giản. Các chi phí tiền lương phát sinh do người lao động sử dụng số ngày nghỉ phép được hưởng trong năm được ghi nhận khi người lao động thực sự sử dụng số ngày nghỉ phép này.

Ví dụ 1:

Nhân viên A có mức lương hàng tháng là 25 triệu đồng, tương ứng với 25 ngày công/tháng. Với mỗi tháng làm việc, nhân viên A được hưởng 1 ngày nghỉ phép hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ phép chưa sử dụng hết vào cuối năm không được phép bảo lưu sang năm sau.

7 tháng đầu năm, nhân viên A đi làm đủ 25 công và không sử dụng ngày nghỉ phép. Kế toán ghi nhận chi phí lương hàng tháng của nhân viên A là 25 triệu đồng/tháng (theo số ngày công làm việc thực tế).

Tháng 8, nhân viên A đi làm 20 công và nghỉ phép 5 công. Kế toán ghi nhận chi phí tiền lương tháng 8 của nhân viên A là 25 triệu đồng (bao gồm 20 triệu đồng tiền lương làm việc thực tế và 5 triệu đồng tiền lương nghỉ phép).

Như vậy, chi phí tiền lương nghỉ phép của nhân viên A được ghi nhận khi nhân viên A sử dụng số ngày phép nghỉ được hưởng.

2. Số ngày nghỉ phép lũy kế được phép bảo lưu

Đây là trường hợp số ngày lũy kế nghỉ phép chưa sử dụng hết trong năm được bảo lưu sang năm sau, hoặc được phép quy đổi ra thành tiền mặt.

Đối với trường hợp này, đa phần kế toán hiện vẫn đang ghi nhận giống với trường hợp 1. Tức là việc ghi nhận chi phí tiền lương được thực hiện khi người lao động sử dụng số ngày nghỉ phép được hưởng (hoặc tại thời điểm trả tiền mặt cho người lao động). Tuy nhiên, đây lại chưa phải là một cách xử lý kế toán đúng.

Cần phải hiểu rằng, nguyên tắc của kế toán là nguyên tắc dồn tích. Tức là các nghiệp vụ được ghi nhận trên báo cáo tài chính tại thời điểm mà doanh nghiệp phát sinh quyền và nghĩa vụ liên quan. Trong khi đó, việc ghi nhận chi phí tiền lương nghỉ phép tại thời điểm chi trả tiền lại căn cứ vào thời điểm thực trả (nguyên tắc tiền), do đó chưa phản ánh đúng quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

2.1 Bản chất của việc bảo lưu số ngày nghỉ phép lũy kế

Bản chất của việc doanh nghiệp cho phép bảo lưu số ngày nghỉ phép lũy kế chưa sử dụng hết, hoặc thanh toán tiền cho số ngày nghỉ phép chưa sử dụng này chính là một hình thức để doanh nghiệp thanh toán lương làm thêm cho người lao động.

Để hiểu hơn về bản chất này, chúng ta hãy cùng xem xét ví dụ dưới đây:

Ví dụ 2:

Công ty X ký hợp đồng với nhân viên A với các điều khoản như sau:

Số ngày công làm việc trong tháng: 25 ngày công;
Tiền lương/ngày công: 1 triệu đồng/ngày, tương đương 25 triệu/tháng với điều kiện nhân viên A đi làm đủ 25 ngày cộng; và
Nhân viên A không có ngày nghỉ phép. Mỗi một ngày nghỉ của A sẽ bị trừ một ngày công tiền lương tương ứng.

Công ty X cũng ký hợp đồng với nhân viên B với các điều khoản như sau:

Số ngày công làm việc trong tháng: 25 ngày công;
Tiền lương tháng: 24 triệu đồng; và
Mỗi tháng, nhân viên X có một ngày nghỉ phép hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ phép chưa sử dụng hết sẽ được quy đổi ra tiền mặt với mức quy đổi là 1 triệu đồng/ngày công.

Biết trong năm, nhân viên A và nhân viên B đều làm đủ 25 ngày công mỗi tháng. Tiền lương thực trả của nhân viên A là 25 triệu đồng/tháng, còn tiền lương thực trả của nhân viên B là 24 triệu đồng/tháng, cùng với 12 triệu đồng tiền lương được nhận do không sử dụng số ngày nghỉ phép được hưởng.

Bản chất của tiền lương nghỉ phép ở đây, chính là việc công ty X trả lương cho B đối với những ngày mà B đi làm, trong khi đáng lẽ B có thể nghỉ phép. Nó là một cách để công ty X khuyến khích B đi làm thay vì nghỉ phép.

2.2 Cách thức ghi nhận kế toán đúng

Như đã đề cập phía trên, báo cáo tài chính cần được lập trên cơ sở dồn tích thay vì cơ sở tiền. Nghĩa là báo cáo tài chính cần thể hiện được chính xác quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Ở ví dụ 2, bản chất là A và B có số ngày công giống nhau (300 ngày công) và cùng nhận số tiền như nhau (300 triệu đồng). Bản chất của hai trường hợp này là giống nhau và do vậy, cần được đối xử kế toán giống nhau.

Cứ mỗi tháng, khi nhân viên B làm đủ 25 ngày công, thì ngoài số tiền lương được nhận hàng tháng với số tiền 24 triệu đồng, công ty X còn có nghĩa vụ phải thanh toán cho B số tiền 1 triệu đồng tương ứng với số ngày nghỉ phép trong tháng mà B chưa sử dụng.

Như vậy, chi phí tiền lương thực tế trong tháng của B là 25 triệu đồng cho 25 ngày công, tương tự với trường hợp của nhân viên A.

Kế toán cần ghi nhận chi phí tiền lương của B gồm 2 phần: